La Universidad Técnica Particular de Loja (UTPL), en su afán de ejecutar un método para gestionar los archivos institucionales, ha creado el Sistema de Gestión Documental y Archivo Institucional (SIGEDAI).

SIGEDAI es un conjunto de funciones, normativas, procesos y lineamientos técnicos que permiten administrar, automatizar y estandarizar los procesos académicos y administrativos, promoviendo la creación y conservación de la memoria histórica de la UTPL.

El objetivo de SIGEDAI es garantizar una adecuada gestión de los documentos producidos por las diferentes actividades que se desarrollan dentro de los procesos de la UTPL, desde su creación hasta su custodia, fortaleciendo la institucionalidad y preservación del patrimonio institucional.

Este sistema beneficiará a personal docente, administrativo y de servicio de la institución, así como a responsables y encargados de los archivos de cada dependencia.

Hasta el momento, se han desarrollado tres fases mediante las cuales se ha podido:

• Identificar todos los archivos de gestión existentes en la UTPL y a los responsables de los mismos.
• Establecer un cuadro de clasificación funcional de documentos de la UTPL que contiene 583 series documentales.
• Generar fichas de identificación, denominación y valoración de series docuentales y tablas de retención documental.
• Capacitar 120 personas en gestión documental.
• Identificar procedimientos y protocolos del macroproceso de gestión documental.
• Inventario general de fondos documentales del Archivo General.
• Inventario de documentos seleccionados para su eliminación.
• 15 Actas de eliminación con los inventarios de documentos seleccionados para su eliminación

Todo lo obtenido ha sido consolidado y aprobado por el Comité Técnico de Gestión de Documentos y Archivo y es producto de un proceso de diagnóstico técnico archivístico de la UTPL, seguido por la planificación y ejecución de actividades programadas en cada una de las fases del proyecto, para finalmente socializar y sensibilizar a la comunidad universitaria sobre su implementación.

Para asegurar la continuidad y mejora en la forma de gestión de archivos en la universidad, se planea trabajar en el mejoramiento de la sección de Registro y Control de Documentos Físicos y Digitales, implementar el Archivo Histórico de la UTPL, estandarizar formatos de documentos institucionales, implementar el SIGEDAI en centros universitarios, así como crear el sitio web de la Secretaría General para lograr mayor accesibilidad en los usuarios.

La Secretaría General a través del Archivo General es la dependencia coordinadora del Sistema de Gestión de Documentos y Archivo Institucional (SIGEDAI).