El manejo del recurso humano en las empresas, ya no es como antes. Para lograr empresas más eficientes y efectivas y personal más organizado y feliz, es importante la incorporación de un correcto mapa de procesos que defina roles y responsabilidades del personal, establezca correctos flujos de información, defina y alinee los objetivos de la empresa y ayude a identificar oportunidades de mejoramiento.

Sin embargo, para crear un valioso mapa de procesos desde cero, para nuevas compañías o empresas en reestructuración, es importante tener en cuenta los siguientes pasos:

• Definir de dónde se quiere partir o el porqué de la compañía y el qué la hace diferente o hacia dónde quiere llegar; es decir: la misión y visión.
• Establecer el público objetivo o el grupo de interés; es decir, los clientes que se quieren captar.
• Identificar los servicios, los costos reales y los precios de venta al público, para conectar los servicios y las necesidades del entorno.

Finalmente, se procede a elaborar el mapa de procesos, cuyo objetivo es plasmar de forma gráfica procesos estratégicos, claves y de soporte para el correcto ciclo de trabajo de la empresa. Al momento de desarrollarlo puedes seguir estos tips:

• Establecer un equipo de gestión de procesos, ya sea in-house o consultores, lo ideal es separar este personal de todo el resto, para no confundir roles.
• Dentro de este equipo de trabajo deben estar inmersos los responsables de los diferentes departamentos; es decir, los líderes de la compañía.
• Para realizar este taller de elaboración de mapa de procesos, es mejor si se toman horas fuera de oficina, en fines de semana, días festivos, etc.
• Simplificar cada proceso en máximo 3 pasos y hasta 3 actores en total; es decir, que se intente que se atienda, prepare y entregue el pedido.
• No establecer únicamente procesos de generación, sino también de incumplimiento o solución de conflictos y de evaluación de trabajo.

Para impulsar esta actividad de forma eficiente y eficaz en una empresa, te compartimos a continuación para descarga gratuita una matriz para elaborar mapas de procesos.

El propósito de incorporar estos métodos de trabajo en las compañías actuales es mejorar su funcionamiento y alinearlo a las necesidades actuales del recurso humano y del cliente moderno. Si te gusta el tema y quieres profundizar en él, conoce más sobre nuestro Curso de Gestión por Procesos de Educación Continua.